Nejefektivnější přístup k vytvoření vlastního systému produktivity s umělou inteligencí

Key Takeaways

• Nejlepší systém produktivity s umělou inteligencí není ten největší, ale ten, který se hodí k vašemu pracovnímu postupu a pomáhá vám pracovat rychleji s menším třením.
• Většina lidí si nástroje umělé inteligence vybírá špatným způsobem, sledují trendy, místo aby začali s řešením skutečných úzkých míst ve své práci.
• Nástroje umělé inteligence by měly být vybírány podle funkce, jako je psaní, výzkum, design, automatizace nebo schůzky, nikoli pouze podle popularity.
• Platformy jako TopCollection.ai může usnadnit výběr nástrojů tím, že vám pomůže procházet nástroje umělé inteligence podle kategorií a porovnávat možnosti, které odpovídají vašim potřebám.

Velká většina lidí zachází s nástroji pro produktivitu založenými na umělé inteligenci opačným směrem.

Začínají tím, že se upřednostňují samotné nástroje: „Jaký je nejlepší program na psaní poznámek s umělou inteligencí? Který autor poznámek s umělou inteligencí je v současnosti nejoblíbenější? Mám přejít na produkt, který byl dnes ráno spuštěn na Product Huntu?“

Pak si o pár měsíců později uvědomí, že utrácejí peníze za osm různých předplatných, potýkají se s kopírováním a vkládáním informací mezi záložkami a stále mají pocit, že zaostávají za hmatatelnou prací, která jim skutečně generuje příjmy.

Ať už jste podnikatel, marketér, tvůrce nebo nezávislý profesionál, vaším požadavkem není další integrace umělé inteligence. Potřebujete kompaktní a trvale spolehlivý systém produktivity s umělou inteligencí, který bude odpovídat vašim stávajícím pracovním procesům.

Tento článek poskytuje návod, jak rozumným způsobem vyvinout tento systém: identifikací vašich specifických úzkých míst, výběrem jednoho klíčového nástroje a začleněním pouze těch zdrojů, které skutečně zvyšují vaši produktivitu při úkolech, jako je tvorba nápadů, analýza, kompozice, vizuální design, automatizace procesů a schůzky.

Důvod, proč zvýšené používání nástrojů obvykle vede ke snížení rychlosti

V konfiguraci prakticky každého přetíženého operátoru se objevuje zřetelný trend:

• Samostatná aplikace věnovaná každé jednotlivé funkci umělé inteligence
• Absence jednotného postupu určujícího, kdy použít konkrétní nástroj
• Četné přesvědčivé demonstrace, ale minimální každodenní aplikace

Výsledkem je to, co nazývám stack drag. Přestože máte vyšší stupeň technické zdatnosti, zjistíte, že fungujete sníženým tempem, protože provádění jakékoli dané činnosti vyžaduje rozhodování:

„Mám vytvořit počáteční verzi tohoto v mém AI editoru, mém primárním chatbotovi,“ Pojem AInebo nedávno registrovaná platforma?“

Výběr možností představuje nezaznamenaný poplatek. Narušuje pozornost a vede vás k manuálním úkonům „pouze při této jediné příležitosti“.

Jednotlivci, kteří využívají umělou inteligenci k podstatnému zvýšení svého výkonu bez vynaložení dodatečného času, obvykle volí téměř opačnou strategii. Oni:

• Spoléhají na jediné primární řešení umělé inteligence jako na svůj výchozí výchozí bod
• Udržujte jednoduchý systém (obvykle zahrnující výhradně tři až pět nástrojů)
• Přiřaďte každému nástroji definovanou pozici v konzistentním postupu

Jejich otázka neobsahuje „Jaké funkce tato platforma nabízí?“, ale spíše „Který den v mém rozvrhu toto řešení patří?“

Začněte definováním problémových oblastí, nikoli funkcí

Než vůbec začnete vyhodnocovat řešení, ujasněte si, kde ve skutečnosti plýtváte časem a energií.

Vezměte si typický týden a buďte naprosto upřímní, kde se setkáváte se zpožděním. Pro většinu podnikatelů a tvůrců obsahu se problémy soustředí v určitých oblastech:

Tvorba nápadů a konceptů

Když potřebujete propagační témata, hodnotové nabídky, informační perspektivy nebo názvosloví značek, ocitnete se v situaci, kdy zíráte na prázdné plátno. Znáte trh, ale vytváření nových myšlenkových vzorců pro jakoukoli danou potřebu v reakci na ni představuje časově a emocionálně náročný proces.

Vyšetřování a konsolidace

Udržujete aktivních dvacet webových stránek, máte tři samostatné písemné soubory a začali jste poslouchat podcast poloviční rychlostí. Zobrazení toho všeho vyžaduje hodiny, které ve skutečnosti nemáte.

Psaní a editace

Ano, psát se dá, ale zabere to celá odpoledne. Každý dlouhý text, e-mail, návrh a vstupní stránka se přepíše nejméně pětkrát.

Design a vizuální stránka

Skvělý balíček, reklamu, miniaturu nebo vizuál pro sociální sítě poznáte hned, jakmile se vám zobrazí. Ale dokážete je vyrobit na zakázku?

Automatizace a administrativa

Stále ručně přenášíte data mezi nástroji, odpovídáte na stejné otázky nebo opakovaně otravujete lidi kvůli stejným informacím. Nic z toho není technicky obtížné, ale přesto je to všechno nezbytné a zahlcující.

Schůzky a následná opatření

Z hovorů odcházíte s dojmem, co se stalo, ale vaše úkoly se nikdy doopravdy nepromítnou do systému.

To je skutečný problém, proč nedodáváte více, kromě té jedné chytré aplikace s umělou inteligencí.

Zapište si je vlastními slovy, například:

„Potřebuji tři vynikající příspěvky na LinkedInu týdně a přestat se dívat na prázdnou obrazovku s blikajícím kurzorem.“

„Potřebuji za méně než 10 minut převést každý hovor od klienta na stručný seznam úkolů a následných e-mailů.“

„Už nechci používat nedělní formátovací karusely a miniatury.“

Toto pak můžete použít k vytvoření zadání pro váš AI stack.

Co je to nástroj pro ukotvení s umělou inteligencí (a proč ho potřebujete)

Kotvící nástroj umělé inteligence je asistent, po kterém saháte pro 80 procent práce, kterou váš mozek vykonává.

Obvykle se jedná o obecného asistenta umělé inteligence z ChatGPT / Claude / úroveň Gemini a měla by sloužit jako místo pro:

• Brainstorming nápadů pro kampaně
• Hrubé obrysy a počáteční návrhy
• Zdokonalujte myšlení, přepisujte a řešte problémy s nápady
• Rozvrhněte procesy a identifikujte úzká hrdla

Spíše než copywritera si představte svůj nástroj pro tvorbu AI spíše jako svého šéfa personálu; měl by být k dispozici jak pro uvažování, tak pro tvorbu.

Kde je váš kotevní nástroj s umělou inteligencí důležitý:

Minimalizují rozhodnutí

Nezačnete, pokud si nepamatujete, kde začít. S jedním nástrojem pro ukotvení s umělou inteligencí zůstává odpověď stejná: „Otevřete to, uveďte kontext a začněte.“

Skládají vaše výzvy

Naučíte se dobře používat jeden model, místo abyste zůstali začátečníkem napříč pěti nástroji. Pak si kolem pokynů, které si napíšete, vybudujete vlastní „svalovou paměť“.

Udržují váš stack minimální

Jakmile máte spolehlivý nástroj pro ukotvení, veškeré další nástroje pro produktivitu s využitím umělé inteligence musí pouze zaplnit mezery tam, kde váš nástroj pro ukotvení nefunguje dobře, jako je specializovaný design nebo automatizace.

A když vás zajímá, jak by měl vypadat váš kotevní nástroj s umělou inteligencí, můžete použít následující test: kdyby vám bylo odebráno všechno ostatní a toto by byl váš jediný nástroj s umělou inteligencí, dokázali byste stále dělat většinu toho, co děláte? Pokud ano, máte ho.

Vytvoření štíhlého a opakovatelného rámce umělé inteligence pro procesy

Po identifikaci vašeho kotevního bodu zahrnuje další vrstva budování zbývající části vaší infrastruktury umělé inteligence s využitím skutečných procesů namísto marketingového humbuku.

Níže jsou uvedeny hlavní kategorie, které budete pravděpodobně potřebovat, se zaměřením na to, jak si vybrat, spíše než na konkrétní značku, která je aktuálně poptávaná:

Brainstorming a generování nápadů

Váš hlavní asistent pro umělou inteligenci by měl fungovat jako váš hlavní partner pro brainstorming. Nicméně, můžete využít jeho vliv pouze tehdy, pokud je integrován do systematické metodologie.

Zvažte tento pracovní postup:

Pokud potřebujete koncepty kampaní, měli byste:

• Zadejte profil vaší cílové skupiny, nabídku produktů a historii vašich nejúspěšnějších podniků.
• Vyžádejte si 15 nápadů rozdělených podle postupu prodejního trychtýře nebo žánru obsahu
• Nechte umělou inteligenci prozkoumat tři nejsilnější nápady a odhalit případné slabiny.
• Nasměrujte umělou inteligenci k převodu zvolené strategie do konkrétních výstupů (příspěvky, e-maily, titulky)

Tajemství spočívá v uložení tohoto procesu jako opakovaně použitelné výzvy nebo šablony, abyste nemuseli kolo znovu vytvářet. Postupně můžete výzvu zdokonalovat, spíše než celý proces přepracovávat.

Pokud vaše kotevní umělá inteligence funguje adekvátně, není potřeba žádný specializovaný „nástroj pro nápady“. Skutečné vylepšení nespočívá v nové aplikaci, ale v transformaci vašich nejlepších zadání do běžných mikropracovních postupů.

Výzkum a integrace

Výzkum je oblastí, kde mnoho systémů produktivity s umělou inteligencí uspěje, nebo vám nenápadně zbytečně zabere čas.

Podřadným přístupem je vložit do dokumentu spoustu výsledků webového vyhledávání v naději, že se k nim „brzy dostanete“.

Správná metoda:

Využijte výzkumného partnera založeného na umělé inteligenci

Některé obecné modely nyní poskytují spolehlivý webový výzkum a ověřování citací. Specializované aplikace však mohou nabídnout pomoc, pokud neustále analyzujete různé trhy, konkurenty nebo složitá témata.

Považujte syntézu za primární cíl, nikoli objem

Pro jakýkoli úkol shromažďování informací si stanovte konečný produkt: shrnutí na jedné stránce, popis pozice nebo analýzu silných a slabých stránek. Směrujte svou umělou inteligenci tak, aby od samého začátku produkovala požadovaný výsledek.

Například:

„Provádím hodnocení tří poskytovatelů e-mailových služeb. Vzhledem k mým okolnostem níže vytvořte shrnutí rozhodnutí: hlavní návrh, dva náhradní návrhy, konkrétní kompromisy a jednoduchý kontrolní seznam.“

To představuje rozdíl mezi využitím umělé inteligence ke zvýšení produktivity a prováděním manuálních procesů. Manuální výzkum vede k neupraveným poznámkám. Efektivní proces umělé inteligence vede k závěru.

Psaní, zdokonalování a tvorba materiálů

Zde si většina majitelů firem své finance nadměrně komplikuje.

Pokud vaše hlavní aplikace zvládá textové úlohy efektivně, můžete dosáhnout pozoruhodného pokroku pouze s tímto softwarem a jedním dalším nástrojem určeným pro publikační účely nebo tvorbu šablon. Dobrý přístup k psaní:

Kotva: Osnova, chaotický první návrh a strukturální změny. Vy: Uveďte své příklady, svůj názor a nezpochybnitelná fakta. Znovu umělá inteligence: Vylepšete, přidejte varianty (předmět, háčky, výzvy k akci), formátování atd.

Doporučuji tento mentální model: nechte umělou inteligenci rychle udělat prvních 80 % a pak vy zvládněte zbývajících 20 %, tedy ty věci, které vás skutečně odlišují.

Vyhrazený nástroj pro tvorbu obsahu může mít smysl, pokud:

• Je integrován přímo do vašich publikačních destinací (váš CMS, newslettery, dokumenty atd.)
• Má specifické funkce pro věci jako SEO, formátování nebo vizuální styl značky, které v současnosti děláte ručně.
• Usnadňuje opětovné využití (např. podcast → osnova blogu, vlákna, klipy atd.)

Pokud specializované nástroje nesplňují výše uvedená kritéria, mám podezření, že je lepší zůstat u svého asistenta pro kotvy + primárního nástroje pro psaní.

Design / Vizuální podoba

Design/vizuální stránka je první oblastí, kde se univerzální umělá inteligence začíná zdát průměrná a kde se obvykle vyplatí přidání specializované aplikace pro umělou inteligenci.

Pro většinu podnikatelů a tvůrců je „design“ většinou tři opakující se úkoly:

• Prezentace a prezentační materiály
• Sociální prvky (např. miniatury, karusely, reklamní kreativy)
• Jednoduché vizuální prvky značky (např. diagramy, makety, lead magnety)

Doporučuji hledat nástroje pro návrh umělé inteligence, které:

• Integrace značky. Musíte být schopni definovat písma, barvy a logo jednou a nemuseli ručně přeznačovat každý výstup.
• Odveďte dobrou práci s prvním ošklivým návrhem. Potřebujete nástroj, který dokáže proměnit osnovu s odrážkami v plnohodnotný balíček snímků, vzít náčrt a vrátit tři varianty propracovaného návrhu. I když stále provádíte změny, stále to ušetří několik hodin strávených rozhodováním a přetahováním.
• Integrujte a exportujte do svých stávajících pracovních postupů. Pokud žijete v… Prezentace Google nebo Keynote, nástroj, který vás neustále nutí upravovat obsah přímo v aplikaci, je problematický. Musí se integrovat, jinak zůstanete u scénáře „krásné a zaseknuté“.

A právě tady vidím, že můžete snadno utratit příliš mnoho. Než se přihlásíte k odběru nástroje pro návrh s umělou inteligencí, zavažte se k jednomu nadcházejícímu projektu, který skutečně máte v plánu – např. webinářový balíček pro váš další webinář nebo propagační kolotoč pro vaši další propagaci. Ušetří vám nástroj skutečné hodiny práce? Ne demo nebo tutoriálový projekt. Skutečně nadcházející projekt.

Automatizace pro automatizaci skutečných obchodních pracovních postupů

Vaše kotevní umělá inteligence je váš mozek. Automatizace je váš nervový systém. Automatizace vám pomáhá propojovat aplikace a zbavuje vás spousty nepříjemné práce, kterou stále děláte ručně.

Nemusíte se stát profesionálním vývojářem ani nadšencem do automatizace na plný úvazek. Stačí se naučit automatizaci, která vám může ušetřit čas v několika konkrétních oblastech vašeho podnikání:

• Zpracování leadů Nový lead vyplní formulář → AI kvalifikuje lead na základě určitých pravidel → ve vašem CRM se pro lead vytvoří tagy → lead je označen a odeslán ve správném pořadí, čímž se spustí e-mailová komunikace nebo osobní kontakt.
• Operace s obsahem Nahrání nové epizody podcastu → Umělá inteligence automaticky zapíše poznámky k pořadu, časová razítka a koncept příspěvku na sociálních sítích → vše se zobrazí ve vašem kalendáři obsahu nebo na nástěnce projektu.
• Zaškolení klienta Klient podepíše návrh → Umělá inteligence odešle uvítací e-mail, nastíní plán projektu a vytvoří seznam úkolů → pracovní postup nastaví složky, nástěnky nebo dokumenty ve vašem systému pro řízení projektů.

Dnes je automatizační platformy ve skutečnosti zahrnují „akce AI“ do svých pracovních postupů – „shrnout tento e-mail“, „načíst tato datová pole z tohoto dokumentu“, „seřadit tento tiket podpory“ – což znamená, že pro každý konkrétní mikroúkol nemusíte spouštět samostatného agenta AI.

Takže začněte v malém. Identifikujte jeden opakující se úkol, který vám každý týden zabírá čas, naplánujte si, jak by měl tento proces vypadat, a všimněte si, které kroky by mohly prospět z přístupu založeného na pravidlech oproti přístupu řízenému umělou inteligencí.

Řekl bych, že většina malých podniků zvládne 80 % svého ideálního automatizovaného pracovního postupu pouze se dvěma nástroji: jedním obecným automatizačním nástrojem a svým primárním asistentem s umělou inteligencí.

Schůzky a proměna konverzace v užitečné nástroje

Další hlavní kategorií, na kterou se zaměřuji, jsou různé typy schůzek: pohovory s klienty, individuální schůzky s vašimi klienty, interní stand-up prezentace a sezení s potenciálními klienty.

Samotné přepisy schůzek nejsou řešením. Tisíc slov, které nikdo nepřečte, vám neušetří čas. To, o co vám jde, je schopnost proměnit vaši konverzaci v:

• Konkrétní, přiřazené úkoly
• Souhrny, které jsou dostatečně krátké, aby se daly zkopírovat a vložit do CRM nebo projektového manažera
• Znovupoužitelný obsah (citáty, příběhy, systémy pro řešení námitek, reference)

Při porovnávání nástrojů umělé inteligence pro podnikatele věnujte pozornost tomu, jak prezentují výsledky:

Umožňuje výstup snadno vidět „Přijatá rozhodnutí“, „Identifikované problémy/rizika“ a „Akční body k následnému řešení“?, nebo se jedná o obecné shrnutí? Kde se tyto poznámky vytvářejí? Jsou uloženy v aplikaci Kalendář, dokumentech, CRM nebo nástroji pro řízení projektů?

Automatizace doručování poznámek je důležitější než jen o něco lepší přepis. Soukromí a integrita dat. Vzhledem k tomu, že konverzace s klienty často zahrnují citlivé osobní údaje, potřebujete společnost, která vám poskytne transparentnost ohledně svých postupů v oblasti nakládání s daty a má dobrou historii v oblasti přesných přepisů.

A pokud již používáte ten správný nástroj pro pomoc s umělou inteligencí, můžete do něj vložit nezpracované přepisy a nechat je, aby si poznámky uspořádal tak, jak chcete. Na všechnu tuto práci není potřeba žádný „asistent pro schůzky“.

Jak vybrat správné nástroje umělé inteligence, aniž byste museli trávit týdny testováním různých programů

Ještě poslední poznámka k nástrojům. Protože je tak snadné se v tom bludišti ztratit.
Rychlý kontrolní seznam:

Definujte problém, který se snažíte vyřešit

Napište jednu větu o tom, čeho chcete, aby každý z těchto nástrojů dosáhl. Například „Proměňte 45minutový hovor s klientem na shrnutí a seznam úkolů za méně než 5 minut.“ Nevybírejte nástroje na základě trendů – vybírejte je na základě užitečnosti. Filtrujte své možnosti pomocí uspořádaných seznamů, které nástroje kategorizují podle funkce, spíše než abyste prezentovali chaotický seznam stovek nejnovějších verzí. Platformy jako topcollection.ai jsou ideální pro procházení nástrojů z různých oblastí a jejich hodnocení podle funkcí namísto efektního designu.

Testování nástrojů na reálných projektech.

Zaregistrujte se do dvou různých nástrojů a vyzkoušejte je na stejném reálném projektu: na vaší nadcházející nabídce, nejnovější reklamě nebo novém onboardingovém procesu. Pokud nástroj nefunguje dobře mimo své vlastní prostředí, nezavazujte se k němu dlouhodobě.

Hledejte nástroje, které ušetří čas a úsilí.

Skvělé nástroje umělé inteligence nemusí nutně jen generovat více věcí; usnadňují práci hned od začátku. Věnujte pozornost tomu, který nástroj vám poskytne to, co chcete, s nejmenším počtem pokynů, nejmenším množstvím úprav a nejmenším množstvím kopírování.

Pokud každý nákup nástroje podrobíte tomuto lakmusovému papírku, váš technologický stack se nikdy nepřeplní.

Praktický technologický stack pro podnikatele nebo tvůrce

Jak tedy v praxi vypadá sada nástrojů umělé inteligence pro sólo podnikatele nebo tvůrce?

Může zahrnovat jednoho hlavního asistenta, se kterým denně pracujete, nástroj pro návrh nebo práci s obrázky, který odpovídá vašemu stylu a výstupům, a nástroj pro automatizaci pracovních postupů, který propojí všechny ostatní aplikace. Můžete dokonce zahrnout nástroj pro poznámky ze schůzek, pokud to tvoří velkou část vašeho dne. Všechno ostatní by mělo být něco, co řeší konkrétní úzké hrdlo ve vaší práci.

Poznáte, že máte správný stack, když:

• Začněte pokaždé ve stejném bodě: Ať už děláte cokoli – ať už je to blogový příspěvek, prodejní text pro webové stránky nebo strategie pro klienty – nejprve se obracíte na svého vybraného primárního asistenta a poskytujete mu kontext.
• Začněte si zvykat na pohodlné rutiny, které si nedokážete představit jinak: Ať už jde o plánování sociálního obsahu na měsíc předem, přepis události a rozesílání následných e-mailů nebo generování nového lead magnetu, děláte to pořád dokola úplně stejně.
• Věnujte více času strategii a směru a méně času realizaci: První iteraci provádí umělá inteligence. Vy věnujete čas otázkám typu: „Jdeme správným směrem?“ a „Jak bychom to mohli ještě více specifikovat pro naše publikum?“

A to je vše. Neexistuje žádný „dokonalý“ technologický balíček skládající se z 50 nástrojů. Jen hrstka jednoduchých a flexibilních nástrojů, které odpovídají vaší skutečné práci, respektují vaše zaměření a časem se stávají stále užitečnějšími.

Pokud si vybudujete chytrý stack nástrojů, který bude odstraňovat úzká hrdla, nebude obrovský ani příliš složitý a měl by se zaměřovat na skvělého primárního asistenta. Tímto způsobem nebude váš stack nástrojů pro produktivitu s umělou inteligencí jen jednorázovým experimentem, ale něčím, co se stane součástí vašeho každodenního pracovního postupu.

A právě zde najdete největší návratnost investic do produktivity a kreativity. Nejde o nalezení další skvělé aplikace. Jde o nalezení té, která vám bude vyhovovat a která vám bude vyhovovat.