Den mest effektive tilnærmingen til å lage ditt personlige AI-produktivitetssystem

Nøkkelfunksjoner

• Det beste AI-produktivitetssystemet er ikke det største, men det som passer til arbeidsflyten din og hjelper deg å bevege deg raskere med mindre friksjon.
• De fleste velger AI-verktøy på feil måte ved å følge trender i stedet for å starte med de virkelige flaskehalsene i arbeidet sitt.
• AI-verktøy bør velges etter funksjon, som skriving, forskning, design, automatisering eller møter, ikke bare etter popularitet.
• Plattformer som Toppkolleksjon.ai kan gjøre verktøyvalg enklere ved å hjelpe deg med å bla gjennom AI-verktøy etter kategori og sammenligne alternativer som samsvarer med dine behov.

Et stort flertall av individer håndterer AI-produktivitetsverktøy i motsatt retning.

De begynner med å prioritere verktøyene selv: «Hva er den beste AI-notatskriveren? Hvilken AI-skriver er for tiden den mest populære? Bør jeg gå over til produktet som nettopp ble lansert på Product Hunt i morges?»

Så, noen måneder senere, innser de at de bruker penger på åtte forskjellige abonnementer, sliter med å kopiere og lime inn informasjon mellom faner, og fortsatt føler en følelse av å henge etter med det konkrete arbeidet som faktisk genererer inntekter.

Hvis du er gründer, markedsfører, skaper eller frilanser, er ikke behovet ditt ytterligere AI-integrasjon. Du trenger et kompakt og konsekvent pålitelig AI-produktivitetssystem som er i tråd med dine eksisterende arbeidsprosesser.

Denne artikkelen gir en veiledning for å utvikle dette systemet på en fornuftig måte: ved å identifisere dine spesifikke flaskehalser, velge ett kjerneverktøy og kun bruke de ressursene som virkelig øker produktiviteten din under oppgaver som idéutvikling, analyse, komposisjon, visuell design, prosessautomatisering og møter.

Årsaken til at økt verktøybruk vanligvis resulterer i redusert hastighet

En tydelig trend vises i konfigurasjonen til så godt som alle overbelastede operatorer:

• En separat applikasjon dedikert til hver enkelt AI-funksjon
• Mangel på en ensartet rutine som bestemmer når et bestemt verktøy skal brukes
• Tallrike overbevisende demonstrasjoner, men minimal hverdagslig bruk

Resultatet utgjør det jeg kaller stakkmotstand. Selv om du har en høyere grad av teknisk dyktighet, opplever du at du fungerer i et redusert tempo fordi utførelse av en gitt aktivitet krever beslutningstaking:

«Bør jeg lage den første versjonen av dette i min AI-skribent, min primære chatbot,» Forestillingen AI, eller nylig registrert plattform?”

Valg av alternativer representerer en uregistrert avgift. Det forstyrrer oppmerksomheten og driver deg mot å utføre manuelle oppgaver «bare ved denne ene anledningen».

Personer som bruker AI for å forbedre ytelsen sin betydelig uten å bruke ekstra tid, benytter seg vanligvis av en nesten omvendt strategi. De:

• Avhenge av én enkelt primær AI-løsning som standard utgangspunkt
• Opprettholde et enkelt system (vanligvis med kun tre til fem verktøy)
• Tildel hvert verktøy en definert posisjon i en konsistent rutine

Spørsmålet deres inkluderer ikke «Hvilke funksjoner tilbyr denne plattformen?», men heller «Hvilken dag i timeplanen min tilhører denne løsningen?»

Start med å definere problemområder, snarere enn funksjoner

Før du i det hele tatt vurderer løsninger, bør du etablere en forståelse av hvor du faktisk kaster bort tid og energi.

Ta en typisk uke og vær helt ærlig om hvor du opplever forsinkelser. For de fleste gründere og innholdsprodusenter konsentrerer problemene seg innen bestemte domener:

Idéutvikling og konseptgenerering

Når du trenger reklametemaer, verdiforslag, informasjonsperspektiver eller merkenavn, står du igjen med et tomt lerret. Du er kjent med markedet, men det å produsere nye tankemønstre for et gitt behov som svar er en tidkrevende og følelsesmessig krevende prosess.

Etterforskning og konsolidering

Du har tjue nettsider aktive, har fått tak i tre separate skrevne filer og har begynt å lytte til en podkast på halv fart. Å få alt dette til syne krever timer du egentlig ikke har.

Skriving og redigering

Ja, du kan skrive, men det sluker opp hele ettermiddager. Hvert langt tekst, e-post, forslag og landingsside blir skrevet om minst fem ganger.

Design og visuelle elementer

Du kan få øye på en flott kortstokk, annonse, miniatyrbilde eller sosial visuell presentasjon når den lander foran deg. Men kan du lage dem på forespørsel?

Automatisering og administrasjon

Du flytter fortsatt data manuelt mellom verktøy, svarer på de samme spørsmålene eller maser gjentatte ganger på folk om den samme informasjonen. Ingenting av dette er teknisk vanskelig, men alt er essensielt, og det er overveldende.

Møter og oppfølging

Du går ut av samtaler med et inntrykk av hva som skjedde, men handlingspunktene dine oversettes aldri egentlig til et system.

Det er det virkelige problemet med hvorfor dere ikke sender ut mer, utover den ene smarte AI-appen.

Skriv disse ned med dine egne ord, for eksempel:

«Jeg trenger tre gode LinkedIn-innlegg i uken og å slutte å se på en blank skjerm med den blinkende markøren.»

«Jeg må gjøre om hver kundesamtale til en kortfattet liste over gjøremål og oppfølgings-e-poster på under 10 minutter.»

«Jeg vil ikke lenger bruke karuseller og miniatyrbilder for søndagsformatering.»

Du kan deretter bruke dette til å lage en brief for AI-stakken din.

Hva er et AI-ankerverktøy (og hvorfor du trenger et)

Et AI-ankerverktøy er en assistent du bruker til 80 prosent av arbeidet hjernen din gjør.

Det er vanligvis en generell AI-assistent, fra ChatGPT / Claude / Gemini-nivået, og det bør fungere som stedet for å:

• Brainstorm ideer til kampanjer
• Grove skisser og første utkast
• Foredle tenkning, omskrive og feilsøke ideer
• Planlegg prosesser og finn flaskehalser

I stedet for å være en tekstforfatter, tenk på AI-ankerverktøyet ditt som din stabssjef; det bør være der for resonnering så vel som å skape.

Der AI-ankerverktøyet ditt er viktig:

De minimerer beslutninger

Du kommer ikke til å begynne hvis du ikke husker hvor du skal begynne. Med ett AI-ankerverktøy forblir svaret det samme: «Åpne dette, legg til litt kontekst og begynn.»

De forsterker spørsmålene dine

Du lærer å bruke én modell godt i stedet for å forbli en nybegynner med fem verktøy. Deretter bygger du din egen «muskelhukommelse» rundt instruksjonene du skriver.

De holder stacken din minimal

Når du har et pålitelig ankerverktøy, trenger eventuelle ekstra AI-produktivitetsverktøy bare å fylle hullene der ankerverktøyet ditt ikke fungerer bra, for eksempel spesialisert design eller automatiseringer.

Og når du lurer på hvordan AI-ankerverktøyet ditt bør se ut, kan du bruke følgende test: hvis alt annet ble tatt fra deg, og dette var ditt eneste AI-verktøy, kunne du fortsatt gjøre det meste av det du gjør? Hvis det er det, har du det.

Å lage et slankt, repeterbart AI-rammeverk rundt prosesser

Når du har identifisert ankeret ditt, innebærer det påfølgende laget å bygge resten av AI-infrastrukturen din ved å bruke faktiske prosesser i stedet for markedsføringshype.

Nedenfor er de primære kategoriene du sannsynligvis vil trenge, med fokus på hvordan du velger snarere enn det spesifikke merket som er etterspurt for øyeblikket:

Idémyldring og idégenerering

Din AI-ankerassistent bør fungere som din viktigste partner for idémyldring. Du kan imidlertid bare utnytte innflytelsen hvis dette integreres i en systematisk metodikk.

Tenk på denne arbeidsflyten:

Når du trenger kampanjekonsepter, bør du:

• Legg inn profilen til målgruppen din, produkttilbudet ditt og en historikk over dine mer vellykkede prosjekter.
• Be om 15 ideer kategorisert etter salgstraktprogresjon eller innholdssjanger
• La AI-en granske de tre sterkeste ideene og avdekke eventuelle svakheter
• Styr AI-en til å konvertere den valgte strategien din til spesifikke resultater (innlegg, e-poster, overskrifter)

Hemmeligheten ligger i å lagre denne prosessen som en gjenbrukbar ledetekst eller mal, slik at du ikke trenger å gjenskape hjulet. Gradvis kan du forbedre ledeteksten i stedet for å overhale prosessen.

Det er ikke noe krav om et dedikert «idéverktøy» når din anker-AI fungerer tilstrekkelig. Den faktiske forbedringen er ikke en ny applikasjon, men å transformere de best ytende ledetekstene dine til vanlige mikro-arbeidsflyter.

Forskning og integrasjon

Det er innen forskning at mange AI-forbedrede produktivitetssystemer lykkes, eller at de på en subtil måte kaster bort tiden din.

Den underlegne tilnærmingen er å lime inn en mengde nettsøkeresultater i et dokument i håp om at du «kommer til det snart nok».

Den riktige metoden:

Utnytt en AI-basert forskningspartner

Noen generelle modeller tilbyr nå pålitelig nettforskning og siteringsverifisering. Spesialiserte applikasjoner kan imidlertid tilby hjelp når du stadig analyserer ulike markeder, konkurrenter eller komplekse emner.

Betrakt syntese som hovedmålet, ikke volum

For enhver informasjonsinnsamlingsoppgave, etabler sluttproduktet: et sammendrag på én side, en posisjoneringsbeskrivelse eller en analyse av styrker og svakheter. Styr din AI til å produsere ønsket resultat fra starten av.

For eksempel:

«Jeg vurderer tre e-postleverandører. Gitt mine omstendigheter nedenfor, lag et beslutningssammendrag: ledende forslag, to alternativer, konkrete kompromisser og en enkel sjekkliste.»

Dette utgjør forskjellen mellom å bruke AI for å øke produktiviteten eller å utføre manuelle prosesser. Manuell forskning gir uredigerte notater. En effektiv AI-prosess gir en dom.

Skriving, foredling og materialproduksjon

Her kompliserer de fleste bedriftseiere bedriftsstrukturen sin i overkant.

Hvis ditt ledende program håndterer tekstoppgaver effektivt, kan du oppnå bemerkelsesverdig fremgang med bare den programvaren sammen med ett ekstra verktøy designet for publisering eller malformål. En god tilnærming til skriving:

Anker: Disposisjon, rotete førsteutkast og strukturelle endringer. Du: Kom med eksemplene dine, din stemme og fakta som ikke kan forhandles om. AI igjen: Poler, legg til variasjoner (emnelinjer, kroker, handlingsfremmende oppfordringer), formatering osv.

Jeg anbefaler denne mentale modellen: la AI gjøre de første 80 % raskt, så gjør du de siste 20 %, de tingene som faktisk skiller deg ut.

Et dedikert innholdsverktøy kan være fornuftig hvis det:

• Er integrert direkte i publikasjonsdestinasjonene dine (CMS, nyhetsbrev, dokumenter osv.)
• Har spesifikke funksjoner for ting som SEO, formatering eller merkevarestemme som du for tiden gjør for hånd
• Gjør gjenbruk smertefritt (f.eks. podkast → bloggdisposisjon, tråder, klipp osv.)

Hvis de dedikerte verktøyene ikke oppfyller kriteriene ovenfor, mistenker jeg at du er bedre tjent med å holde deg innenfor ankerassistenten + det primære skriveverktøyet.

Design / visuelle elementer

Design/visuelle elementer er det første området der generell AI begynner å føles middelmådig, og der det vanligvis lønner seg å legge til en spesialisert AI-app.

For de fleste gründere og skapere er «design» stort sett tre tilbakevendende oppgaver:

• Presentasjoner og pitch-presentasjoner
• Sosiale ressurser (f.eks. miniatyrbilder, karuseller, reklamer)
• Enkle visuelle elementer for merkevaren (f.eks. diagrammer, mockups, lead magnets)

Jeg anbefaler å se etter AI-designverktøy som:

• Ha merkevareintegrasjon. Du må kunne definere fonter, farger og logo én gang, og du må ikke manuelt endre merkenavnet for alle resultater.
• Gjør en god jobb med det første utkastet, stygt. Du trenger et verktøy som kan gjøre en punktformet disposisjon om til en komplett lysbildesamling, ta en skisse og returnere tre varianter av et polert design. Selv om du fortsatt gjør endringer, sparer det deg fortsatt flere timer med beslutninger og dra-og-slipp.
• Integrer med og eksporter til eksisterende arbeidsflyter Hvis du bor i Google Presentasjoner eller Keynote, et verktøy som stadig tvinger deg til å redigere inne i appen sin er friksjonsfremkallende. Det må integreres, ellers sitter du igjen med «vakkert og fastlåst»-scenarioet.

Og det er her jeg ser at du lett kan bruke for mye penger. Før du abonnerer på et AI-designverktøy, forplikt deg til å gjøre ett kommende prosjekt du faktisk har på gang – f.eks. en webinar-dekk for ditt neste webinar, eller en promo-karusell for din neste promo. Sparer verktøyet deg faktiske arbeidstimer? Ikke et demo- eller veiledningsprosjekt. Et faktisk kommende prosjekt.

Automatisering for å automatisere faktiske forretningsarbeidsflyter

Din anker-AI er hjernen din. Automatisering er nervesystemet ditt. Automatisering hjelper deg med å koble sammen apper og fjerner mye av limarbeidet du fortsatt gjør for hånd.

Du trenger ikke å bli en profesjonell utvikler eller en heltids automatiseringsnerd. Bare bli komfortabel med å gjøre automatiseringen som kan spare deg tid på noen spesifikke områder av virksomheten din:

• Håndtering av leads En ny lead fyller ut et skjema → AI kvalifiserer leaden basert på noen regler → tagger opprettes for leaden i CRM-systemet ditt → en lead tagges og sendes via e-post i riktig rekkefølge, eller personlig kontakt utløses.
• Innholdsoperasjoner Ny podkastepisode lastet opp → AI skriver automatisk programnotater, tidsstempler og et utkast til innlegg på sosiale medier → alt lander i innholdskalenderen eller prosjekttavlen din.
• Klientintroduksjon Klienten signerer forslag → AI sender en velkomst-e-post, skisserer prosjektplanen og lager en gjøremålsliste → en arbeidsflyt setter opp mapper, tavler eller dokumenter i prosjektstyringssystemet ditt.

Dagens automatiseringsplattformer faktisk inkludere «AI-handlinger» i arbeidsflytene sine – «oppsummer denne e-posten», «hent disse datafeltene fra dette dokumentet», «sorter denne støtteforespørselen» – som betyr at du ikke trenger å opprette en egen AI-agent for hver spesifikke mikrooppgave.

Så start i det små. Identifiser én repeterende oppgave som tapper deg for tiden hver eneste uke, skisser hvordan den prosessen bør se ut, og legg merke til hvilke trinn som kan ha nytte av en regelbasert tilnærming kontra en AI-drevet tilnærming.

Jeg vil si at de fleste små bedrifter kan takle 80 % av sin ideelle automatiseringsarbeidsflyt med bare to verktøy: ett generelt automatiseringsverktøy pluss sin primære AI-assistent.

Møter og å gjøre samtaler om til handlingsrettede ressurser

Den andre store kategorien jeg ser på er de ulike møtetypene: klientintervjuer, én-til-én med klientene dine, interne stand-ups og introduksjonsøkter.

Møteutskrifter alene er ikke løsningen. Tusen ord ingen vil lese sparer deg ikke tid. Det du er ute etter er muligheten til å gjøre samtalen din om til:

• Konkrete, tildelte handlingspunkter
• Sammendrag som er korte nok til å kopiere/lime inn i CRM-systemet eller prosjektledersystemet ditt.
• Gjenbrukbart innhold (sitater, historier, rammeverk for håndtering av innvendinger, attester)

Når du sammenligner AI-verktøy for gründere her, vær oppmerksom på hvordan de presenterer resultater:

Gjør resultatet det enkelt å se «Beslutninger som er tatt», «Identifiserte problemer/risikoer» og «Tiltak som skal følges opp», eller er det et generelt sammendrag? Hvor vil disse notatene bli opprettet? Ligger de i kalenderappen, dokumentene, CRM-systemet eller prosjektstyringsverktøyet ditt?

Å automatisere leveringen av notatene er viktigere enn en litt bedre transkripsjon. Personvern og dataintegritet. Siden klientsamtaler ofte involverer sensitiv personopplysninger, trenger du et selskap som gir deg åpenhet om datapraksisen sin og har en god merittliste når det gjelder nøyaktige transkripsjoner.

Og hvis du allerede bruker det riktige AI-assistentverktøyet for deg, kan du faktisk legge inn rå transkripsjoner i dette verktøyet og la det omorganisere notatene slik du vil. Det er ikke behov for en «møteassistent» for å gjøre alt dette arbeidet.

Slik velger du de riktige AI-verktøyene uten å bruke uker på å teste forskjellige programmer

En siste kommentar om verktøy. Siden det er så lett å gå seg vill i den labyrinten.
Rask sjekkliste:

Definer problemet du prøver å løse

Skriv én setning om hva du ønsker at hvert av disse verktøyene skal oppnå. For eksempel «Gjør en 45-minutters klientsamtale om til et sammendrag og en oppgaveliste på under 5 minutter.» Ikke velg verktøy basert på trender – velg dem basert på nytteverdi. Filtrer alternativene dine gjennom kuraterte lister som kategoriserer verktøy etter funksjon i stedet for å vise frem en kaotisk strøm av de siste hundrevis av utgivelsene. Plattformer som topcollection.ai er perfekte for å bla gjennom verktøy på tvers av forskjellige områder og evaluere dem etter funksjoner i stedet for fancy design.

Test verktøy på faktiske prosjekter.

Registrer deg for to forskjellige verktøy og prøv dem på det samme virkelige prosjektet: ditt kommende forslag, din nyeste annonse eller din nye onboarding-flyt. Hvis det ikke fungerer bra utenfor sin egen sandkasse, ikke forplikt deg til det på lang sikt.

Se etter verktøy som sparer tid og krefter.

Gode ​​AI-verktøy genererer ikke nødvendigvis bare mer ting; de gjør det enklere å få jobben ut av døren. Vær oppmerksom på hvilket verktøy som gir deg det du ønsker med færrest spørsmål, minst mulig redigering og minst mulig kopiering og liming.

Hvis du tester hvert eneste kjøp av et verktøy gjennom den lakmustesten, vil teknologibunken din aldri bli oppblåst.

En praktisk teknologistabel for gründere eller skapere

Så hvordan ser en praktisk AI-verktøystabel for en soloprenør eller skaper ut i praksis?

Det kan inkludere én primærassistent du jobber med til daglig, et design- eller bildeverktøy som samsvarer med stilen og resultatet ditt, og et verktøy for arbeidsflytautomatisering som kobler alle de andre appene sammen. Du kan til og med inkludere et verktøy for møtenotater hvis det er en stor del av dagen din. Alt annet bør være noe som løser en spesifikk flaskehals i arbeidet ditt.

Du vet at du har riktig stabel når du:

• Start på samme punkt hver gang: Uansett hva du gjør – enten det er et blogginnlegg, en salgstekst for et nettsted eller en klientstrategi – går du først til din valgte hovedassistent og gir kontekst til det.
• Finn deg selv i komfortable rutiner som du ikke kan forestille deg å gjøre på noen annen måte: Enten det er å planlegge en måned med sosialt innhold på forhånd, transkribere et arrangement og sende oppfølgings-e-poster, eller generere en ny leadmagnet, gjør du det på nøyaktig samme måte om og om igjen.
• Bruk mer tid på strategi og retning og mindre tid på gjennomføring: Den første iterasjonen gjøres av AI. Du bruker tiden din på spørsmål som: «Går vi i riktig retning?» og «Hvordan kan vi gjøre dette enda mer spesifikt for publikummet vårt?»

Og det er det. Det finnes ingen «ultimate» teknologipakke bestående av 50 verktøy. Bare en håndfull enkle og fleksible verktøy som matcher det virkelige arbeidet du gjør, respekterer fokuset ditt og blir mer og mer nyttige over tid.

Hvis du bygger en smart verktøystabel rundt flaskehalsene dine, vil den ikke være enorm eller altfor komplisert, og den bør fokusere på en god primærassistent. På den måten vil ikke AI-produktivitetsstakken din bare være et engangseksperiment, men noe som vil vokse til å bli en del av den daglige arbeidsflyten din.

Og det er her du kommer til å finne den største avkastningen på investeringen din i produktivitet og kreativitet. Det ligger ikke i å finne den neste skinnende appen. Det ligger i å finne den som fungerer for deg og vil fungere for deg.