Cea mai eficientă abordare pentru a vă crea sistemul personal de productivitate bazat pe inteligență artificială

Intrebari cu cheie

• Cel mai bun sistem de productivitate cu inteligență artificială nu este cel mai mare, ci cel care se potrivește fluxului tău de lucru și te ajută să te miști mai repede cu mai puține dificultăți.
• Majoritatea oamenilor aleg instrumentele de inteligență artificială în mod greșit, urmând tendințele în loc să înceapă cu blocajele reale din munca lor.
• Instrumentele de inteligență artificială ar trebui alese în funcție de funcție, cum ar fi scrierea, cercetarea, designul, automatizarea sau întâlnirile, nu doar în funcție de popularitate.
• Platforme cum ar fi TopCollection.ai poate facilita selecția instrumentelor ajutându-vă să răsfoiți instrumentele IA pe categorii și să comparați opțiunile care corespund nevoilor dumneavoastră.

O mare majoritate a indivizilor gestionează instrumentele de productivitate bazate pe inteligență artificială în direcția opusă.

Ei încep prin a prioritiza instrumentele în sine: „Care este cel mai bun instrument de luat notițe bazat pe inteligență artificială? Care scriitor bazat pe inteligență artificială este cel mai popular în prezent? Ar trebui să trec la produsul care tocmai a fost lansat pe Product Hunt în această dimineață?”

Apoi, după câteva luni, își dau seama că cheltuiesc bani pe opt abonamente distincte, se chinuie să copieze și să lipească informații între file și totuși simt că rămân în urmă cu munca concretă care generează de fapt venituri.

Dacă ești antreprenor, marketer, creator sau profesionist independent, cerința ta nu este o integrare suplimentară a inteligenței artificiale. Ai nevoie de un sistem de productivitate bazat pe inteligență artificială compact, constant fiabil, care să se alinieze cu procesele tale de lucru existente.

Acest articol oferă un ghid pentru dezvoltarea sistemului respectiv într-un mod rezonabil: prin identificarea blocajelor specifice, selectarea unui instrument principal și încorporarea exclusivă a acelor resurse care îți sporesc cu adevărat productivitatea în timpul sarcinilor precum ideație, analiză, compoziție, design vizual, automatizarea proceselor și întâlniri.

Motivul pentru care utilizarea crescută a sculelor duce de obicei la o viteză redusă

O tendință distinctă apare în configurația aproape fiecărui operator supraîncărcat:

• O aplicație separată dedicată fiecărei capabilități individuale de inteligență artificială
• Lipsa unei rutine uniforme care să determine când să se utilizeze un anumit instrument
• Numeroase demonstrații convingătoare, dar aplicații zilnice minime

Rezultatul constituie ceea ce eu numesc rezistență la stivă. Deși posezi un grad mai ridicat de competență tehnică, te trezești funcționând într-un ritm redus, deoarece efectuarea oricărei activități necesită luarea unor decizii:

„Ar trebui să creez versiunea inițială a acestui lucru în editorul meu AI, chatbot-ul meu principal,” Noțiunea AI„sau o platformă recent înregistrată?”

Selectarea opțiunilor reprezintă o taxă neînregistrată. Perturbă atenția și te împinge să te angajezi în sarcini manuale „doar cu această ocazie”.

Persoanele care utilizează inteligența artificială pentru a-și îmbunătăți substanțial performanța fără a cheltui timp suplimentar adoptă, în general, o strategie aproape inversă. Ele:

• Depind de o singură soluție principală de inteligență artificială ca punct de origine implicit
• Mențineți un sistem simplu (care implică de obicei trei până la cinci instrumente exclusiv)
• Atribuiți fiecărei scule o poziție definită într-o rutină consistentă

Întrebarea lor nu include „Ce caracteristici oferă această platformă?”, ci mai degrabă „Ce zi din programul meu îi aparține această soluție?”.

Începeți prin definirea zonelor problematice, mai degrabă decât a caracteristicilor

Înainte de a evalua soluțiile, stabilește-ți o idee despre unde îți irosești de fapt timpul și energia.

Luați o săptămână obișnuită și fiți complet transparenți în ceea ce privește întârzierile. Pentru majoritatea antreprenorilor și producătorilor de conținut, problemele se concentrează în anumite domenii:

Ideare și generare de concepte

Când ai nevoie de teme promoționale, propuneri de valoare, perspective informaționale sau nomenclaturi de brand, te trezești privind o pânză goală. Ești familiarizat cu piața, însă producerea de noi modele de gândire pentru orice nevoie dată, ca răspuns, reprezintă un proces care necesită mult timp și efort emoțional.

Investigație și consolidare

Menții active douăzeci de pagini web, ai obținut trei fișiere separate și ai început să consumi un podcast la jumătate din viteză. A-ți face toate acestea vizibile necesită ore pe care nu le ai de fapt la dispoziție.

Scrierea și editarea

Da, poți scrie, dar îți ocupă după-amieze întregi. Fiecare text lung, e-mail, propunere și pagină de destinație este rescrisă de cel puțin cinci ori.

Design și elemente vizuale

Poți observa un pachet de cărți, o reclamă, o miniatură sau un element vizual social excelent atunci când apare în fața ta. Dar poți să le creezi la cerere?

Automatizare și administrare

Încă transferi manual datele între instrumente, răspunzi la aceleași întrebări sau îi hărțuiești pe oameni în mod repetat pentru aceleași informații. Nimic din toate acestea nu este dificil din punct de vedere tehnic, dar toate sunt esențiale și sunt copleșitoare.

Întâlniri și urmărire

Pleci de la apeluri cu o impresie despre ce s-a întâmplat, dar acțiunile tale nu se transpun niciodată cu adevărat într-un sistem.

Asta e adevărata problemă cu motivul pentru care nu livrați mai mult, dincolo de acea aplicație inteligentă de inteligență artificială.

Notează acestea, cu propriile tale cuvinte, cum ar fi:

„Am nevoie de trei postări excelente pe LinkedIn săptămânal și să nu mă mai uit la un ecran gol cu ​​cursorul clipind.”

„Trebuie să transform fiecare apel telefonic al unui client într-o listă concisă de sarcini și e-mailuri de urmărire în mai puțin de 10 minute.”

„Vreau să nu mai folosesc caruseluri și miniaturi de formatare de duminică.”

Apoi poți folosi acest lucru pentru a crea un brief pentru stiva ta de inteligență artificială.

Ce este un instrument de ancorare AI (și de ce ai nevoie de unul)

Un instrument de ancorare bazat pe inteligență artificială este un asistent pe care îl folosești pentru 80% din munca pe care o desfășoară creierul tău.

De obicei, este un asistent general bazat pe inteligență artificială, de la Chat GPT / Claude / nivelul Gemini și ar trebui să servească drept loc pentru:

• Brainstorming de idei pentru campanii
• Schițe preliminare și schițe inițiale
• Rafinează gândirea, rescrie și rezolvă problemele ideilor
• Planificați procesele și identificați blocajele

Mai degrabă decât un copywriter, gândește-te la instrumentul tău de ancorare bazat pe inteligență artificială ca la șeful tău de cabinet; ar trebui să fie acolo atât pentru raționament, cât și pentru creație.

Unde este important instrumentul tău de ancorare bazat pe inteligență artificială:

Ei minimizează deciziile

Nu vei începe dacă nu-ți amintești de unde să începi. Cu un singur instrument de ancorare bazat pe inteligență artificială, răspunsul rămâne același: „Deschide asta, adaugă puțin context și începe.”

Acestea îți compun solicitările

Înveți să folosești un singur model în loc să rămâi începător în cinci instrumente. Apoi îți construiești propria „memorie musculară” în jurul instrucțiunilor pe care le scrii.

Îți mențin stiva minimă

Odată ce ai un instrument de ancorare fiabil, orice instrumente suplimentare de productivitate bazate pe inteligență artificială trebuie doar să umple golurile în care instrumentul tău de ancorare nu funcționează bine, cum ar fi designul specializat sau automatizările.

Și când te întrebi cum ar trebui să arate instrumentul tău de ancorare bazat pe inteligență artificială, poți folosi următorul test: dacă ți s-ar lua tot restul și acesta ar fi singurul tău instrument bazat pe inteligență artificială, ai putea totuși să faci majoritatea lucrurilor pe care le faci? Dacă da, îl ai.

Crearea unui cadru de inteligență artificială simplificat și repetabil în jurul proceselor

După ce ați identificat ancora, următorul nivel implică construirea restului infrastructurii IA utilizând procese reale, spre deosebire de reclamele promoționale.

Mai jos sunt principalele categorii de care veți avea probabil nevoie, concentrându-vă pe modul de selecție, mai degrabă decât pe marca specifică căutată în prezent:

Brainstorming și generare de idei

Asistentul tău principal de inteligență artificială ar trebui să funcționeze ca principalul tău partener de brainstorming. Cu toate acestea, poți valorifica efectul de levier doar dacă acesta este integrat într-o metodologie sistematică.

Luați în considerare acest flux de lucru:

Când aveți nevoie de concepte de campanie, ar trebui:

• Introduceți profilul publicului țintă, oferta de produse și un istoric al proiectelor dvs. de succes.
• Solicitați 15 idei clasificate în funcție de progresia pâlniei de vânzări sau de genul de conținut
• Puneți IA să examineze cele trei idei puternice și să expună orice puncte slabe.
• Dirige inteligența artificială să convertească strategia aleasă în rezultate specifice (postări, e-mailuri, titluri)

Secretul constă în salvarea acestui proces ca o solicitare sau un șablon reutilizabil, astfel încât să nu fie nevoie să recreați roata. Treptat, puteți rafina solicitarea, în loc să revizuiți procesul.

Nu este nevoie de un „instrument dedicat pentru idei” atunci când inteligența artificială ancoră funcționează corespunzător. Îmbunătățirea reală nu constă într-o aplicație nouă, ci în transformarea celor mai performante prompturi în micro-fluxuri de lucru obișnuite.

Cercetare și Integrare

Cercetarea este domeniul în care multe sisteme de productivitate îmbunătățite prin inteligență artificială reușesc sau îți irosesc subtil timpul.

Abordarea sub medie este de a lipi o multitudine de rezultate ale căutării web într-un document, în speranța că „veți ajunge la ele suficient de curând”.

Metoda corectă:

Valorificați un partener de cercetare bazat pe inteligență artificială

Unele modele generale oferă acum cercetări web fiabile și verificarea citărilor. Cu toate acestea, aplicațiile specializate ar putea oferi asistență atunci când analizați constant diverse piețe, concurenți sau subiecte complexe.

Tratați sinteza ca obiectiv principal, nu volumul

Pentru orice sarcină de colectare a informațiilor, stabiliți produsul final: un rezumat de o singură pagină, o descriere a poziționării sau o analiză a punctelor forte și a punctelor slabe. Coordonați inteligența artificială pentru a produce rezultatul dorit de la bun început.

De exemplu:

„Evaluez trei furnizori de servicii de e-mail. Având în vedere circumstanțele mele de mai jos, generați un rezumat al deciziei: sugestia principală, două variante de înlocuire, compromisuri specifice și o listă de verificare simplă.”

Aceasta constituie discrepanța dintre utilizarea inteligenței artificiale pentru a crește productivitatea sau efectuarea proceselor manuale. Cercetarea manuală produce note needitate. Un proces eficient de inteligență artificială dă un verdict.

Scriere, rafinare și creare de materiale

Aici, majoritatea proprietarilor de afaceri își complică excesiv stiva.

Dacă aplicația ta principală gestionează eficient sarcinile textuale, poți obține progrese remarcabile doar cu acel software, împreună cu un instrument suplimentar conceput pentru publicare sau creare de șabloane. O abordare bună a scrierii:

Ancoră: Schiță, primă schiță dezordonată și modificări structurale. Tu: Pune exemplele tale, opinia ta și fapte nenegociabile. Din nou IA: Rezolvă, adaugă variante (subiecte, hook-uri, CTA-uri), formatează etc.

Recomand acest model mental: lasă inteligența artificială să facă rapid primele 80%, apoi tu fă ultimele 20%, lucrurile care te diferențiază cu adevărat.

Un instrument dedicat pentru conținut poate avea sens dacă:

• Este integrat direct în destinațiile de publicare (CMS, newslettere, documente etc.)
• Are funcții specifice pentru lucruri precum SEO, formatare sau vocea mărcii pe care în prezent le faci manual
• Face reutilizarea ușoară (de exemplu, podcast → schiță de blog, subiecte de discuție, clipuri etc.)

Dacă instrumentele dedicate nu îndeplinesc criteriile de mai sus, bănuiesc că ar fi mai bine să rămâi la asistentul tău principal + instrumentul principal de scriere.

Design / Elemente vizuale

Designul/vizualul este primul domeniu în care inteligența artificială de uz general începe să pară mediocră și unde adăugarea unei aplicații specializate de inteligență artificială dă de obicei roade.

Pentru majoritatea antreprenorilor și creatorilor, „designul” înseamnă în mare parte trei sarcini recurente:

• Prezentări și prezentări de prezentare
• Materiale sociale (de exemplu, miniaturi, caruseluri, materiale publicitare)
• Elemente vizuale simple pentru brand (de exemplu, diagrame, machete, lead magnets)

Recomand să căutați instrumente de design cu inteligență artificială care:

• Integrare cu brandul Trebuie să poți defini fonturile, culorile și logo-ul o singură dată și să nu fie nevoie să redefinezi manual fiecare rezultat.
• Fă o treabă bună cu prima schiță, dar urâtă. Ai nevoie de un instrument care poate transforma o schiță cu puncte într-un set complet de diapozitive, poate face o schiță și poate returna trei variante ale unui design rafinat. Chiar dacă tot faci modificări, acest lucru economisește ore întregi de luare a deciziilor și de utilizare a elementelor drag & drop.
• Integrați-vă cu și exportați în fluxurile de lucru existente Dacă locuiți în Slide-uri Google sau Keynote, un instrument care te obligă încontinuu să editezi în interiorul aplicației sale, generează fricțiuni. Trebuie să se integreze, altfel te vei confrunta cu scenariul „frumos și blocat”.

Și aici văd că poți cheltui prea mult cu ușurință. Înainte de a te abona la un instrument de design cu inteligență artificială, angajează-te să faci un proiect viitor pe care îl ai deja în pregătire – de exemplu, o prezentare de webinar pentru următorul tău webinar sau un carusel de promoții pentru următoarea ta promoție. Instrumentul te economisește ore reale de muncă? Nu un proiect demonstrativ sau tutorial. Un proiect viitor.

Automatizare pentru automatizarea fluxurilor de lucru reale ale afacerii

Ancora ta, inteligența artificială, este creierul tău. Automatizarea este sistemul tău nervos. Automatizarea te ajută să conectezi aplicații și scapă de o mare parte din munca de lipire pe care încă o faci manual.

Nu trebuie să devii dezvoltator profesionist sau pasionat de automatizare cu normă întreagă. Doar obișnuiește-te cu automatizarea care îți poate economisi timp în câteva domenii specifice ale afacerii tale:

• Gestionarea clienților potențiali Un client potențial nou completează un formular → inteligența artificială califică clientul potențial pe baza unor reguli → sunt create etichete pentru clientul potențial în CRM-ul dvs. → un client potențial este etichetat și trimis prin secvența corectă prin e-mailuri sau se declanșează contactarea personală.
• Operațiuni de conținut Episod nou de podcast încărcat → IA scrie automat notele emisiunii, marcajele temporale și o schiță de postare pe rețelele sociale → totul ajunge în calendarul de conținut sau pe panoul de proiect.
• Integrarea clientului Clientul semnează propunerea → IA trimite un e-mail de bun venit, prezintă planul proiectului și creează o listă de activități → un flux de lucru configurează foldere, panouri sau documente în cadrul sistemului de management al proiectelor.

Astăzi platforme de automatizare să includă de fapt „acțiuni AI” în fluxurile lor de lucru - „rezumați acest e-mail”, „extrageți aceste câmpuri de date din acest document”, „sortați acest tichet de asistență” - ceea ce înseamnă că nu trebuie să configurați un agent AI separat pentru fiecare micro-sarcină specifică.

Așadar, începeți cu pași mici. Identificați o sarcină repetitivă care vă consumă timpul în fiecare săptămână, schițați cum ar trebui să arate acel proces și observați ce pași ar putea beneficia de o abordare bazată pe reguli față de o abordare bazată pe inteligență artificială.

Aș spune că majoritatea întreprinderilor mici pot gestiona 80% din fluxul lor de lucru ideal de automatizare cu doar două instrumente: un instrument general de automatizare plus asistentul lor principal de inteligență artificială.

Întâlniri și transformarea conversațiilor în resurse concrete

Cealaltă categorie majoră pe care o analizez sunt diferitele tipuri de întâlniri: interviuri cu clienții, întâlniri individuale cu clienții tăi, stand-up-uri interne, sesiuni de descoperire.

Transcrierile ședințelor în sine nu sunt soluția. O mie de cuvinte pe care nimeni nu le va citi nu vă economisesc timp. Ceea ce căutați este posibilitatea de a transforma conversația în:

• Acțiuni concrete, atribuite
• Rezumate suficient de scurte pentru a fi copiate/lipite în CRM sau în managerul de proiect
• Conținut reutilizabil (citate, povești, cadre de gestionare a obiecțiilor, mărturii)

Când comparați instrumentele de inteligență artificială pentru antreprenori, acordați atenție modului în care acestea prezintă rezultatele:

Rezultatul facilitează vizualizarea „Deciziilor luate”, „Problemelor/riscurilor identificate” și „Acțiunilor de urmărit?” sau este un rezumat generic? Unde vor fi create aceste note? Se află în aplicația calendar, documente, CRM sau instrumentul de management de proiect?

Automatizarea livrării notelor contează mai mult decât o transcriere puțin mai bună. Confidențialitate și integritate a datelor. Deoarece conversațiile clienților implică adesea informații personale sensibile, aveți nevoie de o companie care să vă ofere transparență în ceea ce privește practicile sale privind datele și să aibă un istoric bun în ceea ce privește transcrierile precise.

Și dacă deja folosești instrumentul de asistență bazat pe inteligență artificială potrivit pentru tine, poți să incluzi transcrieri brute în acest instrument și să îl lași să reorganizeze notițele așa cum dorești. Nu este nevoie de un „asistent de ședințe” pentru a face toată această muncă.

Cum să alegi instrumentele potrivite de inteligență artificială fără a petrece săptămâni întregi testând diferite programe

Un ultim comentariu despre unelte. Deoarece e atât de ușor să te pierzi în labirintul ăla.
Listă de verificare rapidă:

Definește problema pe care încerci să o rezolvi

Scrie o propoziție despre ce vrei să realizeze fiecare dintre aceste instrumente. De exemplu, „Transformă un apel de 45 de minute cu un client într-un rezumat și o listă de sarcini în mai puțin de 5 minute”. Nu alege instrumentele în funcție de tendințe - alege-le în funcție de utilitate. Filtrează-ți opțiunile prin liste atent selecționate care clasifică instrumentele după funcție, în loc să prezinte un flux haotic cu cele mai recente sute de lansări. Platforme precum topcollection.ai sunt perfecte pentru răsfoirea instrumentelor din diferite domenii și evaluarea lor după caracteristici, în loc de designuri sofisticate.

Testarea instrumentelor pe proiecte reale.

Înscrie-te la două instrumente diferite și încearcă-le pe același proiect real: viitoarea ta propunere, cea mai recentă reclamă sau noul tău flux de integrare. Dacă nu funcționează bine în afara propriului mediu de testare, nu-ți lua un angajament pe termen lung față de el.

Căutați instrumente care economisesc timp și efort.

Instrumentele de inteligență artificială excelente nu generează neapărat mai multe lucruri; ele fac ca finalizarea sarcinilor să fie mai ușoară. Acordă atenție instrumentului care îți oferă ceea ce îți dorești cu cele mai puține solicitări, cel mai puțin volum de editare și cel mai puțin volum de copiere-lipire.

Dacă supui fiecare achiziție de instrumente acestui test turnesol, stiva ta tehnologică nu va deveni niciodată umflată.

O stivă tehnologică practică pentru antreprenori sau creatori

Așadar, cum arată în practică un set practic de instrumente IA pentru un solopreneur sau un creator?

Ar putea include un asistent principal cu care lucrezi zilnic, un instrument de design sau imagine care se aliniază stilului și rezultatelor tale și un instrument de automatizare a fluxului de lucru care conectează toate celelalte aplicații. Poți chiar să incluzi un instrument pentru notițele de ședință dacă acestea reprezintă o parte importantă a zilei tale. Orice altceva ar trebui să fie ceva care rezolvă un anumit blocaj din munca ta.

Vei ști că ai stiva potrivită atunci când:

• Începeți din același punct de fiecare dată: Indiferent ce faceți - fie că este vorba de o postare pe blog, un text de vânzări pentru un site web sau o strategie pentru clienți - vă treziți mergând mai întâi la asistentul principal ales și oferindu-i context.
• Te trezești intrând în rutine confortabile pe care nu ți le poți imagina făcându-le altfel: Fie că este vorba de planificarea unei luni de conținut social în avans, transcrierea unui eveniment și trimiterea de e-mailuri de urmărire sau generarea unui nou magnet de clienți potențiali, faci exact același lucru iar și iar.
• Petreceți mai mult timp cu strategia și direcția și mai puțin timp cu execuția: Prima iterație este realizată de inteligența artificială. Vă petreceți timpul cu întrebări precum „Mergem pe drumul cel bun?” și „Cum am putea face acest lucru și mai specific pentru publicul nostru?”

Și asta e tot. Nu există un set tehnologic „definitiv” format din 50 de instrumente. Doar o mână de instrumente simple și flexibile care se potrivesc cu munca reală pe care o faci, îți respectă concentrarea și devin din ce în ce mai utile în timp.

Dacă construiești o stivă de instrumente inteligente care să rezolve blocajele, aceasta nu va fi imensă sau excesiv de complicată și ar trebui să se concentreze pe un asistent principal excelent. În acest fel, stiva ta de productivitate bazată pe inteligență artificială nu va fi doar un experiment singular, ci ceva ce va deveni o parte a fluxului tău de lucru zilnic.

Și aici vei găsi cel mai mare randament al investiției tale în productivitate și creativitate. Nu constă în găsirea următoarei aplicații strălucitoare. Ci în găsirea celei care funcționează pentru tine și care va funcționa pentru tine.