แนวทางที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการสร้างระบบ AI เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลของคุณ

ประเด็นที่สำคัญ

• ระบบ AI เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดไม่ใช่ระบบที่ใหญ่ที่สุด แต่เป็นระบบที่เหมาะสมกับขั้นตอนการทำงานของคุณและช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นโดยมีอุปสรรคน้อยลง
• คนส่วนใหญ่เลือกใช้เครื่องมือ AI ผิดวิธี โดยมักทำตามกระแสแทนที่จะเริ่มต้นจากปัญหาคอขวดที่แท้จริงในงานของตน
• ควรเลือกใช้เครื่องมือ AI ตามฟังก์ชันการใช้งาน เช่น การเขียน การวิจัย การออกแบบ การทำงานอัตโนมัติ หรือการประชุม ไม่ใช่เลือกตามความนิยมเพียงอย่างเดียว
• แพลตฟอร์มเช่น TopCollection.ai สามารถช่วยให้การเลือกเครื่องมือทำได้ง่ายขึ้น โดยช่วยให้คุณเรียกดูเครื่องมือ AI ตามหมวดหมู่ และเปรียบเทียบตัวเลือกที่ตรงกับความต้องการของคุณได้

คนส่วนใหญ่กลับใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ AI ในทิศทางตรงกันข้าม

พวกเขาเริ่มต้นด้วยการให้ความสำคัญกับตัวเครื่องมือเองก่อน: “โปรแกรมจดบันทึกด้วย AI ที่ดีที่สุดคืออะไร? โปรแกรมเขียนด้วย AI ตัวไหนได้รับความนิยมมากที่สุดในขณะนี้? ฉันควรเปลี่ยนไปใช้ผลิตภัณฑ์ที่เพิ่งเปิดตัวบน Product Hunt เมื่อเช้านี้หรือไม่?”

จากนั้น ในอีกไม่กี่เดือนต่อมา พวกเขาก็ตระหนักว่ากำลังใช้จ่ายเงินไปกับการสมัครสมาชิกถึงแปดรายการที่แตกต่างกัน ต้องดิ้นรนกับการคัดลอกและวางข้อมูลระหว่างแท็บต่างๆ และยังคงรู้สึกว่าตนเองกำลังล้าหลังในงานที่เป็นรูปธรรมซึ่งสร้างรายได้ให้กับบริษัท

หากคุณเป็นผู้ประกอบการ นักการตลาด นักสร้างสรรค์ หรือฟรีแลนซ์ สิ่งที่คุณต้องการไม่ใช่การบูรณาการ AI เพิ่มเติม คุณต้องการระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย AI ที่กะทัดรัด เชื่อถือได้สม่ำเสมอ และสอดคล้องกับกระบวนการทำงานที่มีอยู่ของคุณ

บทความนี้เป็นแนวทางในการพัฒนาระบบดังกล่าวอย่างเหมาะสม โดยการระบุปัญหาคอขวดเฉพาะของคุณ เลือกเครื่องมือหลักหนึ่งอย่าง และรวมเฉพาะทรัพยากรที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างแท้จริงในระหว่างงานต่างๆ เช่น การระดมความคิด การวิเคราะห์ การเรียบเรียง การออกแบบภาพ การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการ และการประชุม

เหตุผลที่การใช้งานเครื่องมือเพิ่มขึ้นมักส่งผลให้ความเร็วลดลง

แนวโน้มที่ชัดเจนปรากฏขึ้นในการกำหนดค่าของตัวดำเนินการโอเวอร์โหลดแทบทุกตัว:

• แอปพลิเคชันแยกต่างหากที่ออกแบบมาสำหรับความสามารถด้าน AI แต่ละอย่างโดยเฉพาะ
• ขาดขั้นตอนปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานในการกำหนดว่าจะใช้เครื่องมือใดในแต่ละกรณี
• มีการสาธิตที่น่าสนใจมากมาย แต่การนำไปใช้ในชีวิตประจำวันมีน้อยมาก

ผลที่ตามมาคือสิ่งที่ผมเรียกว่า "แรงฉุดรั้ง" (stack drag) แม้ว่าคุณจะมีทักษะทางเทคนิคสูง แต่กลับพบว่าตัวเองทำงานได้ช้าลง เพราะการทำกิจกรรมใดๆ ก็ตามต้องอาศัยการตัดสินใจ:

“ฉันควรสร้างเวอร์ชันเริ่มต้นของสิ่งนี้ในโปรแกรมเขียน AI ของฉัน ซึ่งเป็นแชทบอทหลักของฉันหรือไม่” ความคิด AIหรือแพลตฟอร์มที่เพิ่งจดทะเบียนเมื่อเร็ว ๆ นี้?”

การเลือกตัวเลือกนั้นถือเป็นค่าธรรมเนียมที่ไม่ได้บันทึกไว้ มันรบกวนสมาธิและผลักดันให้คุณไปทำภารกิจด้วยตนเอง "เฉพาะในครั้งนี้เท่านั้น"

บุคคลที่ใช้ AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างมีนัยสำคัญโดยไม่ต้องเสียเวลาเพิ่ม มักจะใช้วิธีการที่ตรงกันข้ามโดยสิ้นเชิง พวกเขา:

• พึ่งพาโซลูชัน AI หลักเพียงหนึ่งเดียวเป็นจุดเริ่มต้นเริ่มต้น
• รักษาระบบที่เรียบง่าย (โดยทั่วไปประกอบด้วยเครื่องมือเพียงสามถึงห้าชิ้นเท่านั้น)
• กำหนดตำแหน่งที่แน่นอนให้กับเครื่องมือทุกชิ้นตามขั้นตอนที่สม่ำเสมอ

คำถามของพวกเขาไม่ได้รวมถึง “แพลตฟอร์มนี้มีคุณสมบัติอะไรบ้าง?” แต่กลับเป็น “โซลูชันนี้เหมาะกับวันไหนในตารางเวลาของฉัน?”

เริ่มต้นด้วยการกำหนดปัญหา แทนที่จะกำหนดคุณลักษณะ

ก่อนที่จะประเมินหาทางออกใดๆ คุณควรทำความเข้าใจก่อนว่าแท้จริงแล้วคุณกำลังเสียเวลาและพลังงานไปกับเรื่องอะไรบ้าง

ลองนึกถึงสัปดาห์ปกติของคุณ แล้วอธิบายอย่างตรงไปตรงมาว่าคุณประสบปัญหาความล่าช้าในส่วนใดบ้าง สำหรับผู้ประกอบการและผู้ผลิตคอนเทนต์ส่วนใหญ่ ปัญหามักกระจุกตัวอยู่ในบางด้าน:

การระดมความคิดและการสร้างสรรค์แนวคิด

เมื่อคุณต้องการธีมการโปรโมต ข้อเสนอคุณค่า มุมมองข้อมูล หรือชื่อแบรนด์ คุณกลับพบว่าตัวเองกำลังจ้องมองผืนผ้าใบว่างเปล่า คุณมีความคุ้นเคยกับตลาด แต่การสร้างรูปแบบความคิดใหม่ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการใดๆ ก็ตามนั้นเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและต้องใช้ความพยายามทางอารมณ์อย่างมาก

การสืบสวนและการรวบรวม

คุณดูแลเว็บเพจกว่ายี่สิบหน้า มีไฟล์เอกสารสามไฟล์ และเริ่มฟังพอดแคสต์ด้วยความเร็วครึ่งหนึ่ง การจัดการทุกอย่างให้เรียบร้อยต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง ซึ่งคุณไม่มีเวลามากพอ

การเขียนและการแก้ไข

ใช่ คุณเขียนได้ แต่การเขียนนั้นกินเวลาช่วงบ่ายไปทั้งหมด บทความขนาดยาว อีเมล ข้อเสนอ และหน้า Landing Page ทุกชิ้นจะต้องถูกเขียนใหม่ซ้ำอย่างน้อยห้าครั้ง

การออกแบบและภาพประกอบ

คุณสามารถมองเห็นสไลด์นำเสนอ โฆษณา ภาพขนาดย่อ หรือภาพประกอบโซเชียลมีเดียที่ยอดเยี่ยมได้ทันทีที่มันปรากฏตรงหน้า แต่คุณสามารถสร้างสิ่งเหล่านั้นได้ตามต้องการหรือไม่?

ระบบอัตโนมัติและการบริหารจัดการ

คุณยังคงต้องถ่ายโอนข้อมูลระหว่างเครื่องมือต่างๆ ด้วยตนเอง ตอบคำถามเดิมๆ หรือรบกวนผู้คนซ้ำแล้วซ้ำเล่าเพื่อขอข้อมูลเดิม ทั้งหมดนี้ไม่ได้ยากในทางเทคนิค แต่ล้วนมีความสำคัญ และมันก็ทำให้รู้สึกหนักใจ

การประชุมและการติดตามผล

คุณออกจากสายสนทนาพร้อมกับความประทับใจว่าเกิดอะไรขึ้น แต่แผนการดำเนินการของคุณกลับไม่เคยถูกนำไปปรับใช้เป็นระบบอย่างแท้จริง

นั่นแหละคือปัญหาที่แท้จริงว่าทำไมคุณถึงส่งสินค้าได้ไม่มากกว่านี้ นอกเหนือจากแอป AI อัจฉริยะตัวนั้นแล้ว

จดบันทึกสิ่งเหล่านี้ด้วยคำพูดของคุณเอง เช่น:

“ฉันต้องการโพสต์ LinkedIn ที่ยอดเยี่ยมสามโพสต์ต่อสัปดาห์ และต้องการเลิกจ้องหน้าจอว่างๆ ที่มีเคอร์เซอร์กระพริบอยู่ตลอดเวลา”

“ฉันต้องแปลงการสนทนาทางโทรศัพท์กับลูกค้าทุกครั้งให้เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำและอีเมลติดตามผลที่กระชับภายในเวลาไม่ถึง 10 นาที”

“ฉันไม่ต้องการใช้ภาพสไลด์และภาพขนาดย่อแบบจัดรูปแบบสำหรับวันอาทิตย์อีกต่อไปแล้ว”

จากนั้นคุณสามารถนำข้อมูลนี้ไปใช้สร้างรายละเอียดโดยย่อสำหรับชุดเครื่องมือ AI ของคุณได้

เครื่องมือ AI Anchor คืออะไร (และทำไมคุณถึงต้องการมัน)

เครื่องมือ AI ที่ช่วยควบคุมการทำงาน (AI anchor tool) คือผู้ช่วยตัวหนึ่งที่คุณใช้ในการทำงานถึง 80 เปอร์เซ็นต์ของสมอง

โดยทั่วไปแล้วมันคือผู้ช่วย AI ทั่วไป ตั้งแต่... ChatGPT / คล็อด / ระดับราศีเมถุน และควรทำหน้าที่เป็นสถานที่สำหรับ:

• ระดมความคิดเพื่อวางแผนแคมเปญ
• โครงร่างคร่าวๆ และร่างฉบับแรก
• ปรับปรุงความคิด เขียนใหม่ และแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับแนวคิดต่างๆ
• วางแผนกระบวนการและระบุจุดที่เป็นปัญหา

แทนที่จะมองว่าเครื่องมือ AI ตัวนี้เป็นเหมือนนักเขียนคำโฆษณา ให้คิดว่ามันเป็นหัวหน้าทีมงานของคุณ มันควรทำหน้าที่ทั้งในการให้เหตุผลและการสร้างสรรค์

เครื่องมือ AI anchor ของคุณมีความสำคัญอย่างไร:

พวกเขาลดการตัดสินใจให้น้อยที่สุด

คุณจะเริ่มต้นไม่ได้หรอกถ้าจำไม่ได้ว่าจะเริ่มจากตรงไหน ด้วยเครื่องมือช่วยกำหนดจุดเริ่มต้นด้วย AI ตัวนี้ คำตอบก็ยังคงเหมือนเดิม: “เปิดมันขึ้นมา ใส่ข้อมูลบริบทลงไป แล้วเริ่มได้เลย”

พวกมันจะเพิ่มจำนวนคำสั่งของคุณ

คุณจะได้เรียนรู้วิธีการใช้โมเดลหนึ่งอย่างคล่องแคล่ว แทนที่จะเป็นมือใหม่กับเครื่องมือทั้งห้า จากนั้นคุณจะสร้าง "ความจำของกล้ามเนื้อ" ของตัวเองขึ้นมาโดยใช้คำถามที่คุณเขียนเป็นหลัก

พวกมันช่วยลดจำนวนชั้นของไอเทมที่คุณใส่ลงไปให้น้อยที่สุด

เมื่อคุณมีเครื่องมือหลักที่เชื่อถือได้แล้ว เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย AI เพิ่มเติมใดๆ ก็เพียงแค่ต้องเติมเต็มส่วนที่เครื่องมือหลักของคุณทำงานได้ไม่ดี เช่น การออกแบบเฉพาะทางหรือระบบอัตโนมัติ

และเมื่อคุณสงสัยว่าเครื่องมือ AI หลักของคุณควรมีลักษณะอย่างไร คุณสามารถทดสอบได้ดังนี้: หากทุกสิ่งทุกอย่างหายไปจากคุณ และนี่เป็นเครื่องมือ AI เพียงอย่างเดียวของคุณ คุณยังสามารถทำสิ่งที่คุณทำส่วนใหญ่ได้อยู่หรือไม่? ถ้าได้ แสดงว่าคุณมีเครื่องมือที่ใช่แล้ว

การสร้างกรอบงาน AI ที่กระชับและทำซ้ำได้ โดยยึดกระบวนการเป็นหลัก

เมื่อคุณระบุจุดเริ่มต้นได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างโครงสร้างพื้นฐาน AI ส่วนที่เหลือโดยใช้กระบวนการจริงแทนที่จะใช้การโฆษณาชวนเชื่อทางการตลาด

ด้านล่างนี้คือหมวดหมู่หลักที่คุณน่าจะต้องการ โดยเน้นที่วิธีการเลือกมากกว่าแบรนด์ที่กำลังเป็นที่ต้องการในปัจจุบัน:

การระดมความคิดและการกำเนิดไอเดีย

ผู้ช่วย AI หลักของคุณควรทำหน้าที่เป็นคู่หูหลักในการระดมความคิด อย่างไรก็ตาม คุณจะสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ก็ต่อเมื่อได้บูรณาการเข้ากับวิธีการที่เป็นระบบเท่านั้น

ลองพิจารณาขั้นตอนการทำงานนี้:

เมื่อคุณต้องการแนวคิดสำหรับแคมเปญ คุณควรทำดังนี้:

• ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ ผลิตภัณฑ์ที่คุณนำเสนอ และประวัติความสำเร็จของโครงการที่ผ่านมา
• ขอไอเดีย 15 ข้อ โดยแบ่งตามขั้นตอนของช่องทางการขายหรือประเภทของเนื้อหา
• ให้ AI ตรวจสอบแนวคิดที่แข็งแกร่งที่สุดสามข้อ และเปิดเผยจุดอ่อนใดๆ ที่พบ
• สั่งการให้ AI แปลงกลยุทธ์ที่คุณเลือกให้เป็นผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง (โพสต์ อีเมล หัวข้อข่าว)

เคล็ดลับอยู่ที่การบันทึกกระบวนการนี้เป็นข้อความแจ้งหรือแม่แบบที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องสร้างกระบวนการขึ้นมาใหม่ทั้งหมด คุณสามารถค่อยๆ ปรับปรุงข้อความแจ้งนั้นแทนที่จะเปลี่ยนแปลงกระบวนการทั้งหมดในคราวเดียว

หาก AI หลักของคุณทำงานได้ดีอย่างเพียงพอ ก็ไม่จำเป็นต้องมี “เครื่องมือสร้างไอเดีย” โดยเฉพาะ การปรับปรุงที่แท้จริงไม่ใช่การสร้างแอปพลิเคชันใหม่ แต่เป็นการเปลี่ยนข้อความแจ้งเตือนที่ทำงานได้ดีที่สุดของคุณให้กลายเป็นเวิร์กโฟลว์ขนาดเล็กที่ใช้เป็นประจำ

การวิจัยและการบูรณาการ

การวิจัยคือจุดที่ระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ใช้ AI จำนวนมากประสบความสำเร็จ หรืออาจทำให้เวลาของคุณสูญเปล่าไปโดยไม่รู้ตัว

วิธีการที่ด้อยประสิทธิภาพคือการคัดลอกผลการค้นหาจากเว็บจำนวนมากมาวางในเอกสารโดยหวังว่า "คุณจะจัดการมันได้ในไม่ช้า"

วิธีการที่ถูกต้อง:

ใช้ประโยชน์จากพันธมิตรด้านการวิจัยที่ใช้ AI

ปัจจุบันมีแบบจำลองทั่วไปบางแบบที่ให้การค้นคว้าข้อมูลบนเว็บและการตรวจสอบอ้างอิงที่เชื่อถือได้ อย่างไรก็ตาม แอปพลิเคชันเฉพาะทางอาจให้ความช่วยเหลือได้เมื่อคุณต้องวิเคราะห์ตลาด คู่แข่ง หรือหัวข้อที่ซับซ้อนต่างๆ อย่างต่อเนื่อง

ให้ถือว่าการสังเคราะห์เป็นเป้าหมายหลัก ไม่ใช่ปริมาณ

สำหรับงานรวบรวมข้อมูลใดๆ ให้กำหนดผลลัพธ์สุดท้ายไว้ตั้งแต่ต้น เช่น บทสรุปหน้าเดียว คำอธิบายตำแหน่งทางการตลาด หรือการวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อน สั่งการให้ AI สร้างผลลัพธ์ที่ต้องการตั้งแต่เริ่มต้น

ตัวอย่างเช่น:

“ฉันกำลังพิจารณาผู้ให้บริการอีเมลสามราย โดยพิจารณาจากสถานการณ์ด้านล่าง โปรดสรุปผลการตัดสินใจ: ข้อเสนอแนะหลัก ทางเลือกอื่นสองทาง ข้อตกลงที่เฉพาะเจาะจง และรายการตรวจสอบที่เข้าใจง่าย”

นี่คือความแตกต่างระหว่างการใช้ AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกับการทำงานด้วยตนเอง การค้นคว้าด้วยตนเองจะให้บันทึกที่ยังไม่ได้แก้ไข ในขณะที่กระบวนการ AI ที่มีประสิทธิภาพจะให้ข้อสรุป

การเขียน การปรับปรุงแก้ไข และการสร้างสรรค์เนื้อหา

ในกรณีนี้ เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่มักทำให้ระบบของตนซับซ้อนเกินไป

หากโปรแกรมหลักที่คุณใช้ทำงานด้านข้อความได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะสามารถทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมด้วยโปรแกรมนั้นเพียงอย่างเดียว พร้อมกับเครื่องมือเพิ่มเติมอีกหนึ่งอย่างที่ออกแบบมาเพื่อการเผยแพร่หรือการสร้างเทมเพลต แนวทางการเขียนที่ดี:

ผู้ประกาศข่าว: โครงร่าง ร่างแรกที่ไม่เรียบร้อย และการปรับเปลี่ยนโครงสร้าง คุณ: ใส่ตัวอย่างของคุณ ความคิดเห็นของคุณ และข้อเท็จจริงที่ไม่สามารถต่อรองได้ลงไปด้วย AI อีกแล้ว: ขัดเกลา เพิ่มรูปแบบต่างๆ (หัวเรื่อง, ข้อความดึงดูดความสนใจ, คำกระตุ้นการตัดสินใจ) จัดรูปแบบ ฯลฯ

ผมขอแนะนำแนวคิดนี้: ให้ AI ทำงาน 80% แรกอย่างรวดเร็ว จากนั้นคุณก็ทำส่วนที่เหลือ 20% ซึ่งเป็นสิ่งที่จะทำให้คุณโดดเด่นอย่างแท้จริง

เครื่องมือจัดการเนื้อหาโดยเฉพาะอาจเหมาะสมหากมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

• สามารถผสานรวมเข้ากับระบบเผยแพร่ของคุณได้โดยตรง (เช่น ระบบจัดการเนื้อหา (CMS), จดหมายข่าว, เอกสาร ฯลฯ)
• มีฟีเจอร์เฉพาะสำหรับงานต่างๆ เช่น SEO การจัดรูปแบบ หรือโทนเสียงของแบรนด์ ซึ่งปัจจุบันคุณต้องทำด้วยมือ
• ทำให้การนำไปใช้ซ้ำเป็นเรื่องง่าย (เช่น พอดแคสต์ → โครงร่างบล็อก, กระทู้, คลิป ฯลฯ)

หากเครื่องมือเฉพาะทางเหล่านั้นไม่ตรงตามเกณฑ์ข้างต้น ฉันคิดว่าคุณน่าจะใช้แค่ผู้ช่วยหลักและเครื่องมือเขียนหลักของคุณต่อไปจะดีกว่า

การออกแบบ / ภาพประกอบ

การออกแบบ/ภาพลักษณ์เป็นพื้นที่แรกที่ AI ทั่วไปเริ่มดูธรรมดา และการเพิ่มแอป AI เฉพาะทางมักจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

สำหรับผู้ประกอบการและผู้สร้างสรรค์ส่วนใหญ่ "การออกแบบ" ประกอบด้วยงานหลักๆ สามอย่าง ได้แก่:

• การนำเสนอและการนำเสนอขาย
• สื่อโซเชียล (เช่น ภาพขนาบข้าง, ภาพสไลด์, สื่อโฆษณา)
• ภาพประกอบแบรนด์แบบง่ายๆ (เช่น แผนภาพ ภาพจำลอง สิ่งดึงดูดลูกค้า)

ฉันขอแนะนำให้มองหาเครื่องมือออกแบบ AI ที่มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

• มีการผสานรวมแบรนด์ คุณต้องสามารถกำหนดแบบอักษร สี และโลโก้ได้เพียงครั้งเดียว โดยไม่ต้องทำการปรับแต่งแบรนด์ด้วยตนเองในทุกๆ งาน
• ทำร่างแรกให้ดี แม้ว่าร่างแรกจะดูไม่สวยงามก็ตาม คุณต้องการเครื่องมือที่สามารถเปลี่ยนโครงร่างแบบหัวข้อสั้นๆ ให้กลายเป็นสไลด์นำเสนอแบบเต็มรูปแบบ เปลี่ยนภาพร่างให้กลายเป็นแบบร่างที่สมบูรณ์แบบสามแบบ แม้ว่าคุณจะยังต้องแก้ไขเพิ่มเติมอีก แต่ก็ช่วยประหยัดเวลาในการตัดสินใจและการลากและวางได้หลายชั่วโมง
• ผสานรวมและส่งออกไปยังเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ของคุณ หากคุณอาศัยอยู่ใน Google สไลด์ หรืออย่าง Keynote เครื่องมือที่บังคับให้คุณแก้ไขภายในแอปของมันเองนั้นสร้างความยุ่งยาก มันต้องผสานรวมเข้าด้วยกัน มิฉะนั้นคุณก็จะเจอกับสถานการณ์ "สวยงามแต่แก้ไขไม่ได้"

และนี่คือจุดที่ผมคิดว่าคุณอาจใช้จ่ายเกินงบได้ง่ายๆ ก่อนที่คุณจะสมัครใช้เครื่องมือออกแบบ AI ให้ลองทำโปรเจกต์จริงที่คุณกำลังจะทำดูก่อน เช่น ออกแบบสไลด์สำหรับเวบินาร์ครั้งต่อไป หรือสร้างภาพสไลด์สำหรับโปรโมชั่นครั้งต่อไป เครื่องมือนี้ช่วยประหยัดเวลาทำงานของคุณได้จริงหรือไม่? ไม่ใช่แค่โปรเจกต์สาธิตหรือแบบฝึกหัด แต่เป็นโปรเจกต์จริงที่คุณกำลังจะทำ

ระบบอัตโนมัติเพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ

AI หลักของคุณคือสมองของคุณ ระบบอัตโนมัติคือระบบประสาทของคุณ ระบบอัตโนมัติช่วยคุณเชื่อมต่อแอปต่างๆ และลดงานเชื่อมต่อที่คุณยังคงทำด้วยมือลงไปได้มาก

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นนักพัฒนาโปรแกรมมืออาชีพหรือผู้เชี่ยวชาญด้านระบบอัตโนมัติแบบเต็มเวลา เพียงแค่ฝึกฝนการใช้งานระบบอัตโนมัติที่สามารถช่วยประหยัดเวลาในบางส่วนของธุรกิจของคุณก็พอ:

• การจัดการลูกค้าเป้าหมาย ลูกค้าเป้าหมายใหม่กรอกแบบฟอร์ม → AI คัดกรองลูกค้าเป้าหมายตามกฎบางอย่าง → สร้างแท็กสำหรับลูกค้าเป้าหมายในระบบ CRM ของคุณ → ติดแท็กให้ลูกค้าเป้าหมายและส่งตามลำดับการส่งอีเมลหรือการติดต่อส่วนตัวที่เหมาะสม
• การจัดการเนื้อหา อัปโหลดตอนใหม่ของพอดแคสต์แล้ว → AI จะเขียนบันทึกรายการ เวลา และร่างโพสต์โซเชียลมีเดียโดยอัตโนมัติ → ทุกอย่างจะปรากฏในปฏิทินเนื้อหาหรือกระดานโครงการของคุณ
• การเริ่มต้นใช้งานของลูกค้า ลูกค้าลงนามในข้อเสนอ → AI ส่งอีเมลต้อนรับ อธิบายแผนโครงการ และสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ → เวิร์กโฟลว์ตั้งค่าโฟลเดอร์ บอร์ด หรือเอกสารภายในระบบการจัดการโครงการของคุณ

ของวันนี้ แพลตฟอร์มอัตโนมัติ ที่จริงแล้ว ระบบเหล่านี้ได้รวม "การกระทำของ AI" ไว้ในเวิร์กโฟลว์อยู่แล้ว เช่น "สรุปอีเมลนี้" "ดึงฟิลด์ข้อมูลเหล่านี้จากเอกสารนี้" "จัดเรียงตั๋วสนับสนุนนี้" ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องสร้างเอเจนต์ AI แยกต่างหากสำหรับแต่ละงานย่อยโดยเฉพาะ

ดังนั้น เริ่มจากสิ่งเล็กๆ ก่อน ระบุงานซ้ำซากที่กินเวลาของคุณทุกสัปดาห์สักหนึ่งอย่าง วาดแผนภาพกระบวนการทำงานนั้น และสังเกตว่าขั้นตอนใดบ้างที่อาจได้รับประโยชน์จากวิธีการที่กำหนดกฎเกณฑ์เทียบกับวิธีการที่ขับเคลื่อนด้วย AI

ผมคิดว่าธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่สามารถจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติในอุดมคติได้ถึง 80% ด้วยเครื่องมือเพียงสองอย่างเท่านั้น คือ เครื่องมืออัตโนมัติทั่วไปหนึ่งตัว และผู้ช่วย AI หลักของพวกเขา

การประชุมและการเปลี่ยนบทสนทนาให้เป็นข้อมูลเชิงปฏิบัติการ

อีกหมวดหมู่สำคัญที่ผมกำลังพิจารณาอยู่คือประเภทต่างๆ ของการประชุม ได้แก่ การสัมภาษณ์ลูกค้า การประชุมแบบตัวต่อตัวกับลูกค้า การประชุมภายในประจำวัน และการประชุมเพื่อค้นหาข้อมูล

การจดบันทึกการประชุมอย่างเดียวไม่ใช่ทางออก คำพูดนับพันคำที่ไม่มีใครอ่านไม่ได้ช่วยประหยัดเวลาอะไร สิ่งที่คุณต้องการคือความสามารถในการเปลี่ยนบทสนทนาของคุณให้เป็น:

• เป็นรูปธรรม ระบุรายการดำเนินการที่กำหนดไว้
• บทสรุปที่สั้นพอที่จะคัดลอก/วางลงใน CRM หรือโปรแกรมจัดการโครงการของคุณได้
• เนื้อหาที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ (คำคม เรื่องราว กรอบแนวทางการจัดการข้อโต้แย้ง คำรับรอง)

เมื่อคุณเปรียบเทียบเครื่องมือ AI สำหรับผู้ประกอบการ โปรดสังเกตวิธีการนำเสนอผลลัพธ์ของแต่ละเครื่องมือด้วย:

ผลลัพธ์ที่ได้ช่วยให้เห็นภาพรวมของ “การตัดสินใจที่เกิดขึ้น” “ปัญหา/ความเสี่ยงที่ระบุ” และ “รายการดำเนินการที่ต้องติดตาม” ได้อย่างชัดเจนหรือไม่ หรือเป็นเพียงบทสรุปทั่วไป? บันทึกเหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นที่ใด? อยู่ในแอปปฏิทิน เอกสาร CRM หรือเครื่องมือบริหารจัดการโครงการของคุณหรือไม่?

การทำให้การส่งบันทึกเป็นไปโดยอัตโนมัติมีความสำคัญมากกว่าการถอดเสียงที่ดีขึ้นเพียงเล็กน้อย ความเป็นส่วนตัวและความสมบูรณ์ของข้อมูลมีความสำคัญยิ่งกว่า เนื่องจากบทสนทนากับลูกค้ามักเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน คุณจึงต้องการบริษัทที่ให้ความโปร่งใสเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลและมีประวัติที่ดีในการถอดเสียงที่ถูกต้องแม่นยำ

และหากคุณใช้เครื่องมือผู้ช่วย AI ที่เหมาะสมอยู่แล้ว คุณสามารถลากไฟล์ถอดเสียงดิบๆ ลงในเครื่องมือนี้ แล้วปล่อยให้มันจัดเรียงบันทึกย่อในแบบที่คุณต้องการได้เลย ไม่จำเป็นต้องมี "ผู้ช่วยการประชุม" มาทำงานทั้งหมดนี้

วิธีเลือกใช้เครื่องมือ AI ที่เหมาะสมโดยไม่ต้องเสียเวลาหลายสัปดาห์ในการทดสอบโปรแกรมต่างๆ

สุดท้ายนี้ ขอพูดถึงเรื่องเครื่องมืออีกสักเล็กน้อย เพราะมันง่ายมากที่จะหลงทางในเขาวงกตนั้น
รายการตรวจสอบด่วน:

ระบุปัญหาที่คุณพยายามแก้ไข

เขียนประโยคเดียวเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้เครื่องมือแต่ละชิ้นทำ เช่น “เปลี่ยนการสนทนากับลูกค้า 45 นาทีให้เป็นบทสรุปและรายการงานในเวลาไม่ถึง 5 นาที” อย่าเลือกเครื่องมือตามกระแส แต่ให้เลือกตามประโยชน์ใช้สอย กรองตัวเลือกของคุณผ่านรายการที่คัดสรรมาแล้วซึ่งจัดหมวดหมู่เครื่องมือตามฟังก์ชัน แทนที่จะแสดงผลลัพธ์ที่วุ่นวายของเครื่องมือรุ่นใหม่หลายร้อยรายการ แพลตฟอร์มอย่างเช่น topcollection.ai เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการค้นหาเครื่องมือในหลากหลายด้าน และประเมินประสิทธิภาพของเครื่องมือเหล่านั้นโดยพิจารณาจากคุณสมบัติมากกว่าดีไซน์ที่สวยงาม

ทดสอบเครื่องมือในโครงการจริง

สมัครใช้งานเครื่องมือสองอย่างที่แตกต่างกัน แล้วทดลองใช้กับโปรเจกต์จริงเดียวกัน เช่น ข้อเสนอที่จะทำในอนาคต โฆษณาชิ้นล่าสุด หรือขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานใหม่ของคุณ หากมันใช้งานได้ไม่ดีนอกเหนือจากสภาพแวดล้อมทดสอบ ก็อย่าผูกมัดตัวเองกับมันในระยะยาว

มองหาเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาและแรงงาน

เครื่องมือ AI ที่ยอดเยี่ยมไม่ได้แค่สร้างงานเพิ่มขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การทำงานเสร็จลุล่วงได้ง่ายขึ้นด้วย ให้ความสำคัญกับเครื่องมือที่ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการโดยใช้คำสั่งน้อยที่สุด แก้ไขน้อยที่สุด และคัดลอกวางน้อยที่สุด

หากคุณนำเครื่องมือทุกชิ้นที่ซื้อมาใช้มาทดสอบด้วยหลักเกณฑ์นี้ อุปกรณ์เทคโนโลยีของคุณก็จะไม่มากเกินไปจนใช้งานไม่ได้

ชุดเทคโนโลยีที่ใช้งานได้จริงสำหรับผู้ประกอบการหรือครีเอเตอร์

ดังนั้น ชุดเครื่องมือ AI ที่ใช้งานได้จริงสำหรับผู้ประกอบการอิสระหรือครีเอเตอร์นั้นมีลักษณะอย่างไรในทางปฏิบัติ?

อาจรวมถึงโปรแกรมช่วยงานหลักที่คุณใช้ทำงานประจำวัน โปรแกรมออกแบบหรือประมวลผลภาพที่สอดคล้องกับสไตล์และผลงานของคุณ และเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับขั้นตอนการทำงานที่เชื่อมต่อแอปพลิเคชันอื่นๆ เข้าด้วยกัน คุณอาจรวมถึงเครื่องมือจดบันทึกการประชุมด้วยหากนั่นเป็นส่วนสำคัญของงานประจำวันของคุณ ส่วนที่เหลือควรเป็นสิ่งที่ช่วยแก้ปัญหาคอขวดเฉพาะจุดในงานของคุณ

คุณจะรู้ว่าคุณเลือกใช้ชุดอุปกรณ์ที่เหมาะสมแล้วเมื่อคุณ:

• เริ่มต้นจากจุดเดียวกันทุกครั้ง: ไม่ว่าคุณจะทำอะไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นบทความในบล็อก ข้อความโฆษณาบนเว็บไซต์ หรือกลยุทธ์สำหรับลูกค้า คุณจะพบว่าตัวเองเริ่มต้นจากผู้ช่วยหลักที่คุณเลือกไว้ก่อนเสมอ และให้บริบทประกอบกับสิ่งเหล่านั้น
• คุณอาจพบว่าตัวเองกำลังติดอยู่ในกิจวัตรที่คุ้นเคยจนนึกไม่ออกว่าจะทำอย่างอื่นได้อย่างไร ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนเนื้อหาโซเชียลมีเดียล่วงหน้าหนึ่งเดือน การถอดเสียงงานอีเวนต์และส่งอีเมลติดตามผล หรือการสร้าง Lead Magnet ใหม่ คุณก็ทำมันด้วยวิธีเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า
• ใช้เวลามากขึ้นในการวางแผนกลยุทธ์และกำหนดทิศทาง และใช้เวลาน้อยลงในการลงมือปฏิบัติ: การทดลองในรอบแรกจะดำเนินการโดย AI คุณใช้เวลาไปกับคำถามต่างๆ เช่น "เรากำลังเดินไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่?" และ "เราจะทำให้สิ่งนี้ตรงกับความต้องการของกลุ่มเป้าหมายของเรามากยิ่งขึ้นได้อย่างไร?"

และนั่นก็คือทั้งหมด ไม่มีชุดเครื่องมือเทคโนโลยี "ขั้นสุดยอด" ที่ประกอบด้วยเครื่องมือ 50 ชิ้น มีเพียงแค่เครื่องมือที่เรียบง่ายและยืดหยุ่นจำนวนหนึ่งที่ตรงกับงานที่คุณทำจริง ๆ เคารพในสิ่งที่คุณมุ่งเน้น และจะยิ่งมีประโยชน์มากขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อเวลาผ่านไป

หากคุณสร้างชุดเครื่องมืออัจฉริยะเพื่อแก้ไขปัญหาคอขวดของคุณ ชุดเครื่องมือนั้นจะไม่ใหญ่หรือซับซ้อนเกินไป และควรมีผู้ช่วยหลักที่ยอดเยี่ยมเป็นศูนย์กลาง ด้วยวิธีนี้ ชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย AI ของคุณจะไม่ใช่แค่การทดลองครั้งเดียว แต่จะเติบโตเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานประจำวันของคุณ

และนี่คือจุดที่คุณจะได้รับผลตอบแทนสูงสุดจากการลงทุนด้านประสิทธิภาพและความคิดสร้างสรรค์ของคุณ ไม่ใช่การค้นหาแอปพลิเคชันใหม่ที่ดูดี แต่เป็นการค้นหาแอปที่เหมาะกับคุณและจะเหมาะกับคุณต่อไป